27. Januar 2019

Der digitale Dokumentationsassistent

In der Pflege muss viel und vor allem genau dokumentiert werden. Digitale Systeme wie careCoach helfen dabei, die hohe Pflegequalität für die Gäste sicherzustellen. Um einheitliche Standards in all ihren Häusern zu erreichen, führt Tertianum die innovative Software derzeit schweizweit ein. Wie das von den Mitarbeitenden angenommen wird und welche Herausforderungen bewältigt werden müssen, davon berichtet Simon Weiss, Projektleiter careCoach bei Tertianum.
Ganz papierlos ist das Stationszimmer der Pflegedienstleitung in der Tertianum-Residenz Zürich Enge noch nicht. Aber mit der Einführung der digitalen Pflegedokumentation careCoach sind Projektleiter Simon Weiss und die Mitarbeitenden im Haus einen weiteren Schritt in Richtung einer solchen Zukunft gegangen. «Obwohl wir schon vor dieser Einführung digital dokumentierten, hat sich mit dem neuen System nochmals einiges verbessert», so Brigitte Selm, Leiterin Pflege und Betreuung. «Mit careCoach können unsere Mitarbeitenden ihre Berichte zum Beispiel auch diktieren. Das hält die Hände frei, spart Zeit und ist einfacher als alles einzutippen. Auch die Tatsache, dass wir uns nun öfter über die Art des Dokumentierens auseinandersetzen, hat vieles klarer gemacht.»

Von insgesamt 77 Tertianum-Betrieben erhielten in den letzten zwei Jahren bereits 60 das neue Dokumentationssystem. Sie befinden sich in der Deutschschweiz und im Tessin. 2019 wird Simon Weiss dann häufiger im französischsprachigen Teil des Landes unterwegs sein. «Hier werden wir die verbleibenden Häuser mit careCoach ausstatten», freut sich Weiss. Er hat allen Grund zufrieden zu sein. Denn ein solches Langzeitprojekt mit all den technischen, menschlichen und koordinativen Herausforderungen so reibungslos über die Bühne zu bringen, ist keine leichte Übung. Zumal der gelernte Betriebswirtschaftler zu Beginn bei Tertianum nur wenig über den Pflegeberuf wusste. «Bevor ich mit dem Projekt startete, war ich 15 Jahre lang bei einer Bank tätig», erklärt Weiss. «Um zu verstehen, wie das Kerngeschäft meines neuen Arbeitsgebers wirklich funktioniert, bin ich einige Tage in der Pflegeabteilung mitgelaufen und habe den Pflegerinnen und Pflegern über die Schulter geschaut. Das war sehr interessant und lehrreich. Das Wissen, wie es in der Praxis läuft, hat mir bei meiner Aufgabe als Projektleiter enorm geholfen.»

«Obwohl wir schon vor dieser Einführung digital dokumentierten, hat sich mit dem neuen System nochmals einiges verbessert», so Brigitte Selm, Leiterin Pflege und Betreuung.
Tertianum bietet an vielen Standorten sowohl Langzeitpflege als auch Spitex-Betreuung an. Während bei ersterer die Pflegeleistungen genau dokumentiert werden – für eine konstant gute Pflegequalität beim Gast als auch für die Krankenkasse – geht es in der Spitex zudem um die Zeiterfassung. «Dass mit careCoach beides möglich ist, ist ein zentraler Vorteil des Systems», so Weiss. «Hinzu kommt, dass die Anwendung von Pflegepersonal entwickelt wurde und damit auch den alltäglichen Anforderungen gerecht wird. Weil aber trotzdem nicht überall alles gleich abläuft, konnten wir unser System individuell konfigurieren und auch auf die Besonderheiten der einzelnen Häuser eingehen. Ein weiterer entscheidender Pluspunkt.»

Argumente, die den Entscheid für das System einfach machten und sowohl von Tertianum als auch von der im Jahr 2016 in das Unternehmen integrierten SENIOcare unterstützt wurde. Ziel von Swiss Prime Site und ihrer Gruppengesellschaft Tertianum war es, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben noch besser sicherzustellen. Damit ist das Unternehmen dann auch auf das Thema der elektronischen Patientendossiers vorbereitet, die im Jahr 2020 schweizweit eingeführt werden. Ausserdem hilft das System, das Qualitätsmanagement im Pflegeprozess umzusetzen, die Abläufe einheitlich zu strukturieren, transparent zu machen und so ein zentrales Controlling zu ermöglichen. Alles ebenfalls im Bemühen um die höchstmögliche Pflegequalität, die beim Gast ankommen soll.

Die ersten Häuser arbeiten mittlerweile seit zwei Jahren mit careCoach. Konnten die Ziele hier schon erreicht werden? «Mit dem System haben wir es definitiv geschafft, den Pflegeprozess wieder mehr in den Mittelpunkt zu rücken», resümiert Weiss. «Das Pflegepersonal tauscht sich häufiger über die Arbeit aus. Das hat in einigen Häusern sicher noch einmal zu einer Verbesserung der Qualität geführt. Generell kann man sagen, dass die Betriebe, die bisher bereits vorbildlich dokumentiert haben, dies nun auch mit Unterstützung der mobilen Geräte tun. Da, wo es anfangs Probleme gab, hilft die gestärkte Kommunikation und das Controlling, das durch careCoach erleichtert wird. »

«Mit dem System haben wir es definitiv geschafft, den Pflegeprozess wieder mehr in den Mittelpunkt zu rücken», resümiert Weiss.
Der erste Betrieb von Tertianum, der mit careCoach arbeiten durfte, war die Casa Fiora in Zizers im Bündnerland. Warum genau die und nicht das Haus in Zürich Enge, wo wir uns gerade befinden? «Zuerst einmal haben wir uns überlegt, wie wir die Einführung gestalten wollen. Mit einem grossen «Big Bang» für alle Standorte? Oder gestaffelt, ein Tertianum nach dem anderen? Uns war schnell klar, dass wir in Etappen vorgehen müssen, um das Projekt ordentlich durchführen, die Mitarbeitenden schulen und individuell auf die Herausforderungen der einzelnen Betriebe eingehen zu können», erklärt Weiss. «Dann war natürlich die Frage, wo wir beginnen. Da haben wir gewissermassen nach Dringlichkeit entschieden und zuerst die Häuser mit careCoach ausgestattet, die noch in Papierform dokumentierten. Standorte, die bereits digital erfassen, allerdings mit anderen Systemen, haben wir in einer zweiten Phase umgestellt.»

Ein grosser Vorteil dieses schrittweisen Vorgehens stellte sich am Anfang zugleich als Herausforderung heraus. So wurden neue Erkenntnisse aus der Umstellung sofort umgesetzt. Für die Casa Fiora und weitere, die ihr folgten, hiess das: immer wieder Anpassungen vornehmen. Häuser, die später umgestellt wurden, profitierten direkt von den gesammelten Erfahrungen. Doch die grössere Herausforderung lag darin, zuerst einmal die technische Infrastruktur herzustellen. «Viele Standorte hatten noch kein betrieblich geschütztes WLAN. Auch die Anzahl der Computer-Arbeitsplätze musste erhöht werden. Zudem mussten alle mobilen Geräte konfiguriert werden.» Etwa 1 000 Smartphones und Tablets stellt Tertianum ihren Mitarbeitenden für die digitale Dokumentation zur Verfügung. «Das Tolle ist, mit careCoach können Daten auch offline auf dem Gerät gespeichert werden. Ist man dann wieder im Netz, wird alles automatisch synchronisiert», schwärmt Weiss. Und er ist nicht der Einzige. Auch die Mitarbeitenden empfinden das System als Erleichterung. «Gerade gegenüber Bewerbern ist die digitale Dokumentation eine Grundvoraussetzung, oder zumindest ein schlagendes Argument», so Weiss. «Denn vor allem junge Menschen wollen in einem modernen Umfeld arbeiten.» Und was sagen die Krankenkassen zu careCoach? «Die freuen sich natürlich auch über eine moderne und genaue Dokumentation. Je besser dokumentiert wird, desto einfacher können die Kassen die Einstufungen unserer Gäste kontrollieren. Und die korrekte und umfassende Dokumentation wirkt sich wiederum positiv auf die Wirtschaftlichkeit der Tertianum-Gruppe aus», erklärt Weiss. Nicht zuletzt profitieren natürlich auch die Gäste von careCoach. Eine gute Dokumentation stellt nicht nur sicher, dass die Mitarbeitenden wissen, wie bei jedem Gast individuell vorzugehen ist. Sie hilft vor allem dabei, dass sich die Pflegenden um den Menschen kümmern können, statt sich mühsam mit der Administration herumschlagen zu müssen.

Für Simon Weiss wird 2019 ein spannendes Projekt zu Ende gehen. In der Einführung von careCoach sieht er schon jetzt einen vollen Erfolg.
Also sind alle glücklich? Für einmal schon. Nicht mal in Bezug auf die sensiblen Fragen des Datenschutzes gibt es etwas zu beanstanden. Die Daten liegen sicher auf den Servern von Tertianum und damit nicht in irgendeiner Cloud, sondern geschützt in der Schweiz. Für Simon Weiss wird 2019 ein spannendes Projekt zu Ende gehen. In der Einführung von careCoach sieht er schon jetzt einen vollen Erfolg. Die Umstellung der restlichen Tertianum-Standorte in der Romandie wird ebenfalls gut verlaufen, da ist er sich sicher. Auch danach wird es nicht langweilig, denn Innovation und Digitalisierung bleiben in diesem Zukunftsmarkt ein Dauerthema – auch und gerade für Tertianum.
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